Soal Ulangan Harian Kearsipan SMK Kelas X – Bab Jenis-Jenis Rapat (Disertai Kunci Jawaban)

Soal Ulangan Harian Kearsipan SMK Kelas X – Bab Jenis-Jenis Rapat 

SOAL :    

1. Sebutkan jenis rapat berdasarkan tujuannya !

2. Sebutkan jenis rapat berdasarkan sifatnya !

3. Sebutkan jenis rapat berdasarkan jangka waktunya !

4. Sebutkan jenis rapat berdasarkan frekuensinya !

5. Sebutkan jenis rapat berdasarkan namanya !

6. Sebutkan jenis rapat berdasarkan urgensinya !

7. Sebutkan jenis rapat berdasarkan pesertanya !

Jawaban :     

1. Berdasarkan Tujuannya

a)      Rapat penjelasan ( information conference )

Yaitu adalah rapat yang diselenggarakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat yang disampaikan oleh pimpinan rapat guna menjelaskan sebuah permasalahan atau hal-hal yang diperlukan penjelasan. Dalam rapat ini, peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.

b) Rapat pemecahan masalah ( problem solving conference )

Yaitu adalah rapat yang dilaksanakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan saran, ide dan masukan berupa pendapat yang akan disimpulkan secara bersama-sama. Hasil kesimpulan yang disepakati tersebut digunakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

c) Rapat perundingan ( negotiation conference )

Yaitu adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu konflik atau perselisihan, dengan mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak. Biasa disebut juga cara untuk menemukan Win-Win Solution.

2. Berdasarkan Sifatnya

a) Rapat resmi ( formal meeting )

Yaitu adalah rapat yang dilaksanakan

dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku. Peserta rapat formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.

b) Rapat tidak resmi ( informal meeting )

Yaitu adalah rapat yang dilaksanakan tanpa suatu perencanaan yang bersifat resmi.  Rapat ini tidak memerlukanpersiapan istimewa dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba – tiba dan harus diselesaikan segera. Para peserta rapat umumnya mendapat pemberitahuan secara langsung.

c) Rapat terbuka

Yaitu adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi dan materi yang dibahas merupakan masalah – masalah yang tidak bersifat rahasia.

d) Rapat tertutup

Yaitu adalah rapat yang hanya dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah yang bersifat rahasia.

3. Berdasarkan Jangka Waktunya

a) Rapat mingguan

Rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.

b) Rapat bulanan

Rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

c) Rapat semester

Rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.

d) Rapat tahunan

Rapat yang diadakan setahun sekali.

4. Berdasarkan Frekuensinya

a)      Rapat rutin

adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, tahunan). Rapat ini digunakan untuk masalah – masalah rutin dalam suatu organisasi / perusahaan.

b)     Rapat insidentil

adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diselesaikan bersama.

5.      Berdasarkan Nama

a)      Rapat kerja

adalah rapat atau pertemuan para karyawan atau pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

b)     Rapat dinas

adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan (biasanya dilaksanakan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintahan).

c)      Musyawarah kerja

adalah kata lain dari rapat kerja.

6.      Berdasarkan Urgensinya

a)      Rapat biasa

adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah – masalah yang sudah dianggap biasa.

b)     Rapat penting

Adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah-masalah yang dianggap penting karena akan menghasilkan keputusan yang membawa dampak penting bagi anggota organisasi /perusahaan itu sendiri.

7.      Berdasarkan Pesertanya

a)         Rapat vertical

adalah rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam rangka pemberian informasi tentang berbagai peraturan atau kebijakan pemimpin, atau dalam rangka pengambilan keputusan. Dalam rapat ini para bawahan diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran sehingga dengan demikian pimpinan dapat memberikan motivasi kepada para bawahan untuk berpikir secara kreatif.

b)     Rapat horizontal

adalah rapat yang berlangsung antara pejabat atau pegawai yang setingkat. Rapat ini diselenggarakan terutama dalam rangka untuk mendapatkan koordinasi dan kerjasama di antara unit yang ada dalam organisasi untuk menghindari adanya duplikasi pekerjaan dan adanya ingkar tanggung jawab dari masing-masing pejabat dalam pelaksanaan tugas.